ملک سند دار سابقه تو اداره ثبت و شهرداری و دارایی داره ( اگر ملک تجاری باشه ممکنه تو بیمه تامین اجتماعی هم سابقه داشته باشه ) و برای نقل و انتقال اون هم حتما باید از سه مرجع ذکر شده استعلام گرفت و نقل و انتقال اون هم در محضر اسناد رسمی انجام میشه و تحت هیچ شرایطی نمیشه یه ملک سند دار رو به چند نفر فروخت. اما ملک قولنامه ای ممکنه هیچ سابقه ای تو ادرات فوق نداشته باشه و بعد از قرارداد، برای گرفتن سند کلی هزینه رو دست شما بزاره از جمله اینکه کاربری ملک اون چیزی نباشه که عنوان شده یا تو طرح های عمرانی باشه یا چندین مالک داشته باشه و…. و نیز امکان فروختن یه ملک قولنامه ای به چندین نفر هست. حالا اینو هم بدونیم که قبلا سندهای املاک به صورت دفترچه ای بود و برای جلوگیری از جعل و سوء استفاده یه پلمب سربی داشت و معروف بود به منگوله دار که امروزه همون دفترچه ها تبدیل شدن به یه سند تک برگی .

مراحل تعویض سند های قدیمی (منگوله دار ) با سند جدید (تک برگی ):

  • قدم اول: مراجعه به دفاتر ثبت

دو حالت وجود دارد؛ یا شما یک سند منگوله‌دار قدیمی دارید و می‌خواهید سند تک برگی جدید بگیرید یا اینکه یک ملک جدید خریده‌اید و باید سندتان را با نام جدید تغییر دهید. در حالت اول نیازی به رفتن به دفاتر ثبت نیست و یکراست به اداره ثبت املاک بروید ولی در حالت دوم ابتدا باید به یکی از دفاتر ثبت‌ اسناد مراجعه کنید.
هنگام معامله یک ملک یا زمین با هر نوع کاربری‌ای که داشته باشد نخستین قدم بعد از توافق‌های اولیه مراجعه به یک دفتر ثبت‌اسناد رسمی است تا معامله انجام شده در این دفتر ثبت شود. خریدار و فروشنده باید هر دو در دفتر ثبت حضور داشته باشند و مدارک هویتی خود را بیاورند. درصورتی که مالک یک ملک اشخاص حقوقی باشند شماره ثبت حقوقی آن و سایر مدارک برای انتقال سند مورد نیاز است.

  • قدم دوم: استعلام سند قدیمی

دفتر ثبت اسناد رسمی قبل از اینکه برای انتقال سند اقدام کند، فهرستی از استعلام‌ها را از فروشنده یا همان صاحب فعلی سند دریافت می‌کند. نخستین استعلام مربوط به سند است. این استعلام توسط خود اداره‌ ثبت و به‌صورت مکانیزه انجام می‌شود. تا رسیدن جواب این استعلام ۲ روز زمان مورد نیاز است.
در این استعلام دفتر ثبت اسناد در می‌یابد که آیا ملک یا زمینی که فروخته می‌شود قبلا به شخص دیگری فروخته شده یا نه و اینکه آیا این سند اصطلاحا در بند نیست و آزاد است یا خیر. سندهایی که در گرو بانک و یا زندان و… باشند تا پیش از آزاد نکردن آن قابل انتقال نیستند. مسلما در این شرایط سند جدیدی هم برایشان صادر نمی‌شود و باید ابتدا این موانع برطرف شود.

  • قدم سوم: تسویه حساب شهرداری

سندی که به شخص دیگری واگذار و در واقع معامله می‌شود باید از قبل بدهی‌های خود را به شهرداری تسویه کرده باشد. یکی از مدارک مورد نیاز برای اثبات این تسویه حساب‌ها، ارائه گواهی پایان‌‌کار شهرداری است. این گواهی نشان می‌دهد که خانه یا ملک مورد نظر عوارض و مالیات خود را پرداخت کرده و سند آن مشکلی ندارد.
گواهی بعدی هم که در مورد زمین‌های مورد معامله نیاز هست، ارائه نامه از سازمان نوسازی است و تعیین تکلیف کاربری آن که آیا تجاری است یا مسکونی یا اداری و… . ملک‌های تجاری و صنعتی علاوه بر این دو گواهی، باید نامه سازمان تأمین اجتماعی مبنی بر تسویه حساب با این سازمان را هم هنگام خرید و فروش داشته باشند.

  • قدم چهارم: انتقال سند در دفتر

همه گواهی‌ها و نامه‌های تسویه حساب از راه رسیده است و دوطرف هم بر سر خرید و فروش ملک یا زمین موردنظر به توافق رسیده‌اند.
مدارک لازم ارائه شده و همه‌‌چیز برای انتقال مالکیت آماده است. نقل و انتقال سندهای دفترچه‌ای در داخل خود دفترچه نوشته می‌شوند اما سندهای تک‌برگی اینگونه نیستند. به هر حال نقل و انتقال انجام شده پس از تعیین موعد مقرر در داخل سند دفترچه‌ای وارد می‌شوند. دفتر ثبت اسناد به‌صورت مکانیزه خلاصه‌ای از نقل و انتقال انجام شده را به اداره ثبت ناحیه مورد نظر ارسال می‌کند.
حالا باید با سند قدیمی راهی اداره‌های ثبت شوید تا بتوانید سند جدید بگیرید. کسانی که خرید و فروش نکرده‌اند و سند قدیمی دارند، از این مرحله به بعد برای دریافت سند جدید باید همراه شوند.

  • قدم پنجم: مراجعه به اداره ثبت

وقت آن رسیده که به اداره ثبت ناحیه مربوطه مراجعه کنید و برای دریافت سند تک برگی مخصوص به ملک یا زمین مورد نظر درخواست خود را ارائه دهید. اداره ثبت املاک در شهرهای مختلف قرار دارد و در شهرهای بزرگی مثل تهران هم چند اداره ثبت برای مراجعه در نظر گرفته شده است.
فرم درخواست را پر می‌کنید. دقت کنید اطلاعاتی که در فرم وارد می‌کنید اطلاعات درستی باشد چراکه یکی از مبناهای پر کردن سند استفاده از همین فرم است. اگر قصد فروش ملک یا زمین را نداشته و تنها برای تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک برگی اقدام کرده‌اید این نخستین گام شما محسوب می‌شود.
تسویه حساب‌های شهرداری و استعلام سند هم پس از ارائه درخواست دراداره ثبت مورد نظر پیگیری می‌شود.

  • قدم ششم: ارائه سند مالکیت قبلی

چه برای نقل و انتقال سند مالکیت و چه برای تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک‌برگی، باید اصل سند مالکیت قبلی ملک یا زمین به اداره ثبت ارائه شود، در غیراین صورت سند جدید به شما تعلق نمی‌گیرد. اگر سند منگوله‌دار شما مفقود، یا به دلایل مختلف غیرقابل استفاده شده باشد باید قبل از اقدام برای تک برگی کردن سند، برای دریافت سند المثنی اقدام کنید.
خود این گرفتن المثنی هم مراحلی دارد که می‌توانید درباره آن از کارمندان اداره ثبت سوال کنید. اطلاعات مربوط به نقل و انتقال سند در سندهای تک برگی وارد نمی‌شود و تنها مشخصاتی که در سندهای تک‌برگی نوشته می‌شود مشخصات مالک آن است. البته در این سند مختصر جایی هم برای رهن و سرقفلی ملک درنظر گرفته شده است.

  • قدم هفتم: پرداخت هزینه‌ها و مدارک

سایر مدارک خود را هم تکمیل کنید؛ از مدارک هویتی خود و طرف دیگر معامله گرفته تا قبض تلفن ثابت مربوط به ملک.
قبض تلفن یکی از مدارک مهمی است که اگر آن را فراموش کنید باید روز و نوبت دیگری را به دریافت سند تک برگی اختصاص دهید و یا هرچه زودتر آن را به اداره ثبت برسانید؛ نشانی دقیق ملک و کد پستی آن اطلاعاتی است که قطعیت آن را قبض تلفن ملک مورد نظر مشخص می‌کند.
کروکی ملک یا زمین را هم به خوبی به‌خاطر داشته باشید. مالک فعلی ملک و خریدار در زمان دریافت سند تک برگی و همچنین زمان انتقال سند باید حضور داشته باشند، در غیراین صورت شخص ثالثی با داشتن وکالتنامه قانونی می‌تواند به جای یکی از دوطرف حضور داشته باشد.

  • قدم هشتم: مراجعه به باجه پست

برای اینکه زحمت رفت‌ وآمد شهروندان به اداره‌های ثبت کمتر شود، اداره پست قبول زحمت کرده و سند آماده شده را به‌ دست مالک می‌رساند اما قبل از آخرین مرحله‌ها برای دریافت سند تک برگی لازم است که سری هم به باجه پست مستقر در اداره‌ ثبت بزنید و با پرداخت هزینه لازم و پر کردن فرم مشخصات، رسما وظیفه دریافت سند را بر عهده این اداره بگذارید.
قبلا برای این کار باید از اداره ثبت خارج می‌شدید و سری به اداره پست ناحیه می‌زدید. اخیرا در برخی از اداره‌های ثبت، باجه‌ای هم به اداره پست اختصاص داده شده است تا کارهای مربوط به تحویل سند در آن انجام شود. اداره‌های ثبتی که هنوز برای متصدی اداره پست باجه‌ای مشخص نکرده‌‌اند خودشان تا اطلاع ثانوی کار این متصدی را انجام می‌دهند.

  • قدم نهم: دریافت سند تک برگی جدید

سند شما آماده است. برای تبدیل سندهای دفترچه‌ای به سند تک برگی حدودا ۵۰روز زمان مورد نیاز است. برای دریافت سند تک برگی ای که قرار است به شخص دیگری تعلق بگیرد حدودا ۲۰روز زمان نیاز است. سند شما از طریق مأمور پست به در خانه و به نشانی‌ای که در اداره ثبت به متصدی پست داده‌اید ارسال می‌شود.
سند تنها به مالک آن تحویل داده می‌شود مگر اینکه در زمان پرکردن فرم مربوط به اداره پست، شخص دیگری را مأمور دریافت آن کرده و آن را در فرم خود معرفی کرده باشید. اگر مأمور اداره پست نتواند نشانی‌ای را که باید سند را به آن تحویل دهد پیدا کند، سند به اداره ثبت ارجاع داده می‌شود و مالک باید برای دریافت آن به اداره ثبت مراجعه کند.

چه مدارکی باید همراهمان ببریم ؟